Sobre as categorias do Outlook

• Pode 5, 2024

O uso de categorias é uma ótima maneira de manter seu ambiente do Outlook bem organizado, sem criar uma infinidade de pastas. Ao usar categorias, você pode manter todos os itens em uma pasta, mas agrupar itens semelhantes por categoria (exceto para itens de email). Depois que as categorias forem atribuídas, você também poderá encontrar, classificar e filtrar itens por categoria. Por exemplo: Você pode ter uma coleção de emails (enviados e recebidos), contatos, tarefas, compromissos e anotações, todos relacionados ao mesmo projeto. Com as categorias, você pode reuni-las para ver o quadro geral.

A categoria principal
O Outlook contém uma lista de categorias principais padrão à qual você pode adicionar suas próprias categorias para atender às suas necessidades pessoais. Você pode encontrar a Lista de categorias principais no comando de menu Editar / Categoria. Use o botão Categoria mestre na janela Categoria para adicionar e remover categorias na lista Categoria mestre. Quando você remove uma categoria da lista Categoria Mestre, os itens que foram atribuídos à categoria permanecem inalterados. Você pode continuar a agrupar esses itens usando a categoria excluída.

Uma boa prática é atribuir uma ou mais categorias ao seu item do Outlook, selecionando a categoria na lista Categoria Mestre. Você pode simplesmente digitar uma categoria no campo de categoria do seu item, mas provavelmente não se referirá à categoria da mesma maneira para cada item, derrotando assim o propósito de usá-los.

Por exemplo, o primeiro item que você deseja categorizar, digita MS Office. Alguns dias depois, você tem um novo item para a mesma categoria. Desta vez, você digita, Microsoft Office. O Outlook interpreta isso como uma nova categoria.

O uso da Lista de categorias mestras garante consistência e evita erros de ortografia.

Atribuindo categorias a itens
Você pode atribuir uma ou mais categorias a qualquer tipo de item do Outlook. Com exceção do formulário de mensagem de email, você verá um campo e um botão Categoria em todos os formulários do Outlook. Para atribuir categorias a itens de email, você deve acessar as opções de email para encontrar o campo de categoria.

Para atribuir categorias durante a criação do item, clique no botão Categoria no formulário (ou no botão Opções em um item de email) e marque todas as categorias na lista Categoria Mestre que se aplica; depois clique em OK. Abra qualquer item existente e proceda como descrito acima para adicionar uma categoria após a criação.

Você pode atribuir categorias para multiplicar itens em uma lista. Selecione todos os itens aos quais você deseja atribuir as mesmas categorias. Clique com o botão direito do mouse na seleção azul e selecione Categorias no menu de atalho. Marque todas as categorias que se aplicam; depois clique em OK.

Remover categorias de itens

Abra o item do qual você deseja remover a categoria. Clique no botão Categoria e remova a marca de seleção da categoria que você deseja remover. Você pode remover categorias de vários itens em uma lista pré-selecionando o grupo de itens; selecionando Categorias no menu de atalho do botão direito; desmarcando as categorias que você deseja remover; depois, clique em OK.

Encontrar todos os itens

Use o comando Localização Avançada no menu Editar para encontrar todos os itens em uma categoria. Na caixa de diálogo Localização avançada:

- Escolha "Qualquer tipo de item do Outlook" na lista suspensa do campo Procurar.
- Verifique se as Pastas Particulares são exibidas no campo Entrada:, o Outlook procurará todas as pastas que você possui nas suas pastas pessoais. Você pode clicar em Procurar para restringir sua pesquisa às pastas selecionadas.
- Clique na guia Mais opções
- Clique no botão Categoria
- Selecione a (s) categoria (s) que deseja encontrar
- Clique em OK

Todos os itens com a categoria selecionada aparecerão na janela Localizar. Você pode abri-los para ver os detalhes clicando duas vezes no item que deseja abrir.

Você pode salvar sua pesquisa para ser recuperada posteriormente. Clique em Arquivo / Salvar pesquisa, escolha a pasta na qual deseja armazenar a pesquisa, atribua um nome ao arquivo e clique em Salvar. O tipo de arquivo deve ser as pesquisas salvas do Office e o arquivo carregará uma extensão de arquivo .oss. Para abrir uma pesquisa salva, clique em Arquivo / Abrir pesquisa, localize a pesquisa que deseja abrir, selecione-a e clique em OK. Durante o evento Abrir, o Outlook executará uma nova pesquisa com base nos critérios definidos na pesquisa salva.

Imprimir TODOS os itens em uma categoria

Depois de executar a pesquisa, você pode imprimir todos os itens encontrados. Selecione todos os arquivos na janela de pesquisa (Editar / Selecionar tudo ou usando uma seleção do mouse). Clique com o botão direito na área de seleção azul e escolha imprimir no menu de atalho.

Escolha o estilo de impressão que você deseja:

- Estilo da tabela imprime apenas a lista de itens encontrados
- Estilo de memorando imprime o conteúdo dos itens

Escolha outras opções de impressão, conforme necessário; depois, clique no botão imprimir para enviar o documento para a impressora.

Se você é um usuário ativo do Outlook e usa a maioria dos recursos além do email, considere o uso de categorias para manter seus itens do Outlook organizados.

Instruções De Vídeo: Como usar categorias para classificar emails no Outlook.com (Pode 2024).