Uma maneira fácil de organizar seus documentos vitais

• Pode 18, 2024

Algumas semanas atrás, ocorreu-me que, se algum dia eu tivesse que sair de casa em uma emergência, não seria capaz de pegar com rapidez e facilidade meus documentos mais importantes, como documentos de seguro, informações gerais sobre contas financeiras e outros coisas que eu precisaria se um desastre real acontecesse. Também percebi que não seria fácil para outras pessoas localizar essas informações se eu estivesse incapacitado de alguma forma.

Não é que meus documentos não sejam geralmente organizados, mas que os documentos cruciais faziam parte de um sistema maior e não totalmente portátil. (Eu não pensaria em abrir minha gaveta de arquivos se estivesse fugindo de casa.) Fiquei feliz em encontrar um produto que prometia tornar relativamente indolor a organização de meus documentos principais: o Securita Vital Records PortaVault. Coloquei-o à prova, e aqui está o que eu pensei sobre isso.

O que é isso
O PortaVault é um sistema composto por um estojo de lona com zíper, um fichário de três argolas, divisores de seção com informações sobre o que armazenar em cada categoria, capas protetoras de plástico para documentos, etiquetas impressas para identificar o que você coloca nas mangas, uma pequena tela bolsa e formulários pré-impressos com espaço para informações como contatos de emergência, históricos de saúde e planejamento de desastres. O fichário também possui uma alça de ombro e uma "capa de chuva" de plástico.

Como funciona
O PortaVault destina-se a guardar itens como testamentos, certidões de nascimento, informações sobre contas financeiras, apólices de seguro e informações sobre prescrição de medicamentos - em resumo, tudo o que você provavelmente precisará em caso de emergência ou que outros possam precisar se você ficar incapacitado. As divisórias da seção - Planejamento e contatos, Identificação e registros familiares, Saúde e Medicina, Finanças e propriedade, Seguros e Planejamento e impostos patrimoniais - fornecem diretrizes sobre os documentos que devem constar em cada seção, com que frequência os registros são atualizados, e como garantir que você esteja preparado em caso de emergência.

Ao armazenar documentos nas capas protetoras do PortaVault, você adiciona uma etiqueta pré-impressa a cada capa para identificar o que está nela. (Também existem etiquetas personalizáveis, para qualquer coisa que ainda não esteja incluída nas versões pré-impressas.) Também vale a pena preencher os formulários em cada seção para que as informações possam ser dispersas - histórias médicas, contatos importantes números, uma lista dos seus objetos de valor e itens de coleção e assim por diante - são armazenados em um único local.

Quanto tempo leva
Passei um pouco mais de duas horas me familiarizando com o sistema, lendo os divisores de seção e outras instruções, preenchendo os formulários e transferindo as coisas para as mangas protetoras de discos e rotulando-as. Se você estivesse usando o sistema para os registros de uma família inteira, provavelmente precisaria de um pouco mais de tempo, como faria se seus documentos não estivessem em ordem razoavelmente boa quando você começou. Obviamente, você pode configurar o sistema pouco a pouco ao longo de uma semana e provavelmente não levará mais de 15 a 30 minutos por dia.

Porque é que gosto disto
Eu não sou um grande fã de sistemas de arquivamento compactados em geral. O PortaVault, no entanto, foi uma exceção à regra. (E, para que conste, não tenho nenhum interesse no produto ou em sua empresa controladora.) Para começar, como há muito menos categorias aqui do que em muitos outros sistemas de arquivamento, achei mais fácil e menos frustrante de usar. Também gosto do fato de ser fácil "substituir" as recomendações padrão sobre onde armazenar as coisas: se você acha que as informações da sua conta IRA devem ir em Finanças e Propriedade, em vez de Impostos e Planejamento de propriedade, coloque-a lá e faça uma anotação no Formulário Localizador de Documentos do sistema.

Também fiquei impressionado com a atenção do PortaVault a pequenos detalhes (mas potencialmente importantes). As mangas protetoras de documentos estão com pregas na borda externa, o que facilita o armazenamento de documentos volumosos sem as mangas dobradas nas laterais. O fichário é retirado da caixa de lona para facilitar o trabalho. Os formulários pré-impressos são diretos e lógicos. O pequeno estojo com zíper (que se encaixa no fichário) é um bom local para chaves extras, dinheiro, unidades zip de computador e outros itens pequenos que são fáceis de perder. E a própria caixa maior fecha completamente, é resistente à água e tem uma alça robusta ao longo da coluna vertebral.

Algumas notas finais
Como em qualquer sistema, o PortaVault exige algum esforço: você precisa dedicar algum tempo para reunir seus documentos, preencher os formulários e manter as informações atualizadas no sistema. Afinal, pegar um fichário cheio de registros desatualizados e imprecisos fará com que você seja tão bom quanto não pegar nada.Você também precisa garantir que o PortaVault esteja em um local seguro e de fácil acesso - conhecido por todos em sua casa; se estiver escondido no fundo de um armário ou escondido em um local que você sabe, será muito mais difícil chegar quando for necessário.

Depois que fiz o esforço para configurar o sistema e colocá-lo em um local lógico, descobri que havia um peso enorme em meus ombros. Espero que um terremoto, incêndio ou outro desastre nunca me deixe fugindo de casa a qualquer momento, ou que eu fique incapacitado, mas se alguma dessas coisas acontecer, sei que meus documentos mais importantes estão em ordem e prontos para partir. É uma sensação de calma e satisfação que recomendo.

Para saber mais sobre o PortaVault, visite //www.securitaonline.com/products.htm.

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