Diminuir a desorganização, tornando-se digital, Parte 2: Papel

• Abril 27, 2024

Na primeira parte desta série, vimos maneiras pelas quais a digitalização de sua coleção de músicas pode ajudá-lo a evitar a desordem e aproveitar mais a sua música. Mas pilhas de CDs e fitas cassete raramente são a maior dor de cabeça de qualquer pessoa; essa distinção recai com maior frequência nos papéis, especialmente aqueles que precisamos manter para fins fiscais ou legais. Nesta semana, investigaremos como a digitalização no mundo do papel pode tornar os registros de que você precisa menos exigentes e mais organizados.

O básico
De longe, a razão mais comum pela qual a maioria de nós mantém documentos como recibos, contas, declarações de utilidade etc. é porque há uma chance de o IRS pedir por eles se alguma vez enfrentarmos uma auditoria fiscal. De fato, a manutenção de registros é um negócio sério, e é importante ter os documentos de suporte necessários enquanto o IRS solicitar que os guarde. (Para uma visão geral da manutenção de registros relacionados a impostos, consulte o link abaixo.)

Dito isto, quantos de nós realmente conseguiríamos colocar nossas mãos em nossa documentação relacionada a impostos de maneira rápida e fácil, se fôssemos solicitados? Quantos precisariam cavar montanhas de papéis não relacionados no processo? Quantos de nós rangem os dentes só de pensar em manusear a gaveta de arquivos / caixa / parte de trás do armário, onde (pensamos) toda essa papelada está armazenada? A digitalização dos registros que você precisa manter pode percorrer um longo caminho para permitir que você cumpra o IRS sem ter que desistir de sua sanidade no processo.

Os benefícios
A lei dos EUA agora permite que cópias digitais de registros relacionados a impostos substituam muitas das coisas que costumávamos manter no papel, incluindo recibos de despesas, faturas e extratos. Armazenar documentos importantes como esses em formato digital não apenas economiza muito espaço, como também facilita o mundo para encontrar o que você precisa rapidamente e manter seus registros organizados. Além disso, você nunca mais terá que entregar uma caixa de sapatos cheia de recibos para o preparador de impostos em abril!

É importante observar que alguns documentos devem sempre ser mantidos em seu formato original, incluindo testamentos, títulos, certidões de nascimento e muitos documentos hipotecários. Embora você sempre possa criar cópias digitais desses documentos, segure os originais em um local seguro. Para obter mais informações sobre o que você deve manter no papel, pergunte ao seu advogado, CPA ou profissional tributário.

Começando
Tudo o que você realmente precisa para digitalizar seus papéis é um scanner que transfere automaticamente cópias do que você digitalizar para o seu computador. Obviamente, os scanners variam muito em custo e qualidade; se você planeja usar o seu com frequência - especialmente para a criação de documentos digitais - vale a pena investir em um que seja fácil de usar e se mantenha com o tempo. Idealmente, procure um scanner que produza PDFs dos documentos que você produz, em vez de arquivos de imagem como .jpgs.

(Se sua documentação é particularmente pesada em recibos, você pode considerar o novo scanner NeatReceipts. Esse gadget permite digitalizar seus recibos e também vem com um software que analisa e categoriza suas despesas. Embora não seja barato, pode valer a pena compre se o pensamento de inserir manualmente mais um recibo no seu programa de contabilidade o fizer gritar - ou se o próprio pensamento de um programa de contabilidade o enviar gritar.
Confira o scanner Neat Receipts aqui.)

Além de um bom scanner, faz sentido configurar um sistema de arquivamento organizado no seu computador. Digitalizar documentos e armazená-los em algum canto escuro e desconhecido do seu disco rígido será tão enlouquecedor quanto tentar encurralá-los todos em uma gaveta cheia de arquivos. Considere a possibilidade de configurar uma pasta dedicada chamada "Despesas" (ou "Documentos importantes" ou qualquer nome que faça sentido para você); nele, crie pastas adicionais para os vários tipos de documentos que você armazenará lá: extratos de cartão de crédito, recibos, folhas de pagamento etc.

Mantendo seu progresso
Sempre que digitalizar um documento, forneça um nome que facilite a localização (em vez do Scan001.pdf padrão, provavelmente o scanner o chamará) e salve-o na pasta correta.

Você também deve estar vigilante ao fazer backup dessas informações regularmente, seja em um disco, disco rígido externo ou uma chave USB (que é do tamanho do seu polegar e se conecta à porta USB do seu computador ) Pense nisso como o equivalente digital de armazenar papéis importantes em uma gaveta segura ou trancada.

Depois de digitalizar os documentos e armazená-los com segurança no computador, você pode se livrar de muitos dos seus documentos originais. (Novamente, quando estiver em dúvida sobre o que você deve manter em papel, verifique com seu advogado ou CPA.) É inteligente destruir tudo o que tiver informações de identificação: recibos que mostram as informações do seu cartão de crédito, extratos que listam números de contas, e absolutamente qualquer coisa com o seu número do Seguro Social - em vez de simplesmente deixá-lo na lixeira.

A digitalização dos documentos existentes pode ser uma ótima maneira de reduzir as dores de cabeça em papel, facilitando a localização do que você precisa quando precisa. Com um investimento modesto de tempo, ferramentas e esforço, você pode descobrir que é capaz de esvaziar definitivamente essa gaveta de arquivos problemática.

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