Alguns prós e contras dos sistemas de arquivamento em pacote

• Pode 2, 2024

O gerenciamento e o arquivamento de papéis estão no topo da lista de quase todas as tarefas de organização mais odiadas, geralmente porque envolvem decisões aparentemente intermináveis: o que devo manter? Quanto tempo tenho para mantê-lo? Para onde deveria ir? Como devo chamar a pasta onde a guardo?

Às vezes, os kits de sistema de arquivos empacotados podem ser uma maneira útil de eliminar o gerenciamento do papel, pois eles informam exatamente onde arquivar as coisas, por quanto tempo mantê-las e o que rotular suas pastas. No entanto, existem algumas desvantagens também. Aqui estão algumas das vantagens e desvantagens de um sistema que eu tentei, o
Kit de organizador de planejamento financeiro da Homefile.

Conteúdo do kit
O kit de planejamento financeiro do Homefile contém 22 cartões divisores de arquivos, um índice de localização rápida e um manual com instruções sobre o uso do sistema, além de espaço para registrar informações como informações da conta, informações sobre seguros e dados pessoais.

Como funciona
Cada um dos cartões divisores de arquivos do kit de planejamento financeiro possui uma guia que lista uma categoria específica - Seguros: Saúde e Incapacidade, por exemplo; o próprio cartão detalha que tipo de papéis deve ser inserido nesse arquivo, quais papéis devem ser inseridos em outro arquivo e por quanto tempo os papéis guardados são guardados lá.

Coloque cada cartão divisor de arquivos em uma pasta suspensa e preencha essa pasta com os papéis especificados no cartão. (Algumas categorias, como Contas bancárias, são amplas o suficiente para que o kit recomende o uso de pastas de arquivos de papel pardo nas pastas suspensas para manter separados os papéis de diferentes contas.) Os rápidos cartões de índice e o manual ficam em uma pasta suspensa na frente de tudo outro; sempre que você precisar arquivar ou recuperar um trabalho, o índice indicará onde procurar.

O que eu gostei no sistema
Recentemente, decidi testar o kit do Homefile. Seguindo as instruções do manual, montei um novo sistema de arquivamento e arquivei meus papéis de acordo com as categorias e diretrizes do kit. Como eu não precisava decidir onde arquivar as coisas e não precisava criar etiquetas para as pastas suspensas (é para isso que servem as guias dos cartões), o processo foi rápido.

Ao mudar meus documentos, descobri que algumas categorias que eu havia armazenado separadamente antes - como extratos de cartão de crédito e relatórios de crédito - faziam mais sentido combinadas, como o kit recomendava. Também achei que o índice era bastante útil: em vez de ter que lembrar onde eu colocaria um artigo específico, eu poderia simplesmente procurá-lo no índice. Isso pode potencialmente economizar tempo.

A pasta de trabalho indica que esse sistema pode ser especialmente útil para pessoas com arquivos em vários locais (por exemplo, uma residência principal e uma casa de férias) e pessoas responsáveis ​​por vários conjuntos de arquivos (como os próprios e os pais idosos). Concordo. Este kit pode eliminar a necessidade de reinventar a roda em termos de arquivamento.

As desvantagens
Quanto mais me aprofundava na criação do meu sistema de arquivamento, mais me tornei ciente das coisas sobre o kit que não se encaixavam bem comigo:

• Para iniciantes, houve algumas distinções e cruzamentos confusos entre categorias - os diplomas devem ser armazenados na pasta Pessoal, por exemplo, enquanto as transcrições vão para a pasta Escolas e Puericultura (mas atualmente não estou na escola e não tem filhos).
  
• Seguindo as instruções do kit, tive que fazer várias alterações que não me pareciam lógicas; por exemplo, recibos de grandes compras, que eu normalmente armazeno com as informações de seguro do locatário (porque eu só me referiria a eles se quisesse fazer uma reclamação), devem ser arquivados com garantias e guias do usuário.
  
• Também encontrei algumas categorias ausentes. Não havia indicação, por exemplo, de onde arquivar itens como contas recorrentes (utilitários, telefone etc.) - e embora a pasta de trabalho ofereça espaço para personalizar o índice quando você encontra documentos que não estão listados em uma lista específica categoria, isso pode potencialmente anular o objetivo de um sistema no qual as decisões são tomadas com antecedência.
  
• Finalmente, achei algumas das logísticas do sistema imperfeitas. O kit recomenda o preenchimento de declarações de imposto de renda e informações de suporte em uma pasta, mas qualquer coisa, exceto o 1040 mais básico, provavelmente encherá uma pasta suspensa até transbordar. Além disso, os cartões de arquivo são um pouco altos demais: quando eu os coloquei em uma pasta suspensa com até um arquivo parila parcialmente cheio, não consegui fechar a parte superior da caixa de arquivo que estava usando.
  

A linha inferior
Se você já possui algum tipo de sistema de arquivamento, pode ser difícil - como eu fiz - substituir suas inclinações naturais quando se trata de decidir onde arquivar as coisas. Os cruzamentos às vezes confusos do kit entre categorias podem ser frustrantes. Você também pode ficar frustrado se tiver papéis que não se enquadram facilmente nas categorias tradicionais de arquivamento.

Por outro lado, o kit faz um bom trabalho em antecipar a maioria das principais categorias de arquivamento e especificar claramente o que acontece em cada categoria, o que não acontece e quando é seguro limpar o conteúdo de cada pasta. Também é fácil de configurar e não requer equipamentos além dos suprimentos básicos de arquivamento. Se você está impressionado com o papel e fica paralisado com a ideia de ter que decidir para onde as coisas vão, ou se você quer apenas um sistema de arquivamento básico e direto, o Kit de Organizador de Planejamento Financeiro pode ser apenas o bilhete.

Instruções De Vídeo: QUAIS SÃOS OS TIPOS DE SERVIDORES DE HOSPEDAGEM? - VEJA ANTES DE COMPRAR (Pode 2024).