Elaboração de relatórios, manuais, manuscritos e trabalhos acadêmicos

• Pode 6, 2024

Trabalhar com documentos longos pode ser uma tarefa árdua para se manter organizado, mas o MS Word oferece vários recursos que você pode usar para gerenciar o processo. Muitos desses recursos podem ser usados ​​juntos em uma variedade de métodos para tornar seus projetos mais gerenciáveis.

Marcadores (hiperlinks)
Os marcadores (hiperlinks) dentro do seu documento são úteis quando o documento contém mais informações sobre um tópico. Por exemplo: dentro de um manual do produto para uma câmera. No início do manual, você discute onde o botão Compensação da exposição está localizado na câmera. Você pode colocar um marcador na seção do manual, onde discute como definir a compensação de exposição. Essa técnica permite ao leitor pular rapidamente para a seção do documento onde ele / ela pode obter mais informações sobre o recurso.

Referência cruzada
Semelhante a um marcador, a referência cruzada permite que o leitor vá para outro local dentro do documento, onde pode encontrar mais informações sobre o tópico. É possível fazer referência cruzada a figuras, marcadores, legendas, títulos, parágrafos numerados, números de páginas, etc.

Esboçando
Trabalhar com o recurso de estrutura de tópicos do documento requer o uso de títulos consistentes em todo o documento. Isso funciona bem quando você tem categorias principais com uma série de subtítulos. Por exemplo, você pode ter um Título de capítulo com várias seções dentro do capítulo. Cada seção pode ter vários tópicos, criando uma hierarquia de títulos. Esse método funciona melhor quando você atribui estilos a cada um dos níveis de cabeçalho. A visualização Estrutura de tópicos permite recolher o documento até os níveis de cabeçalho para obter uma imagem instantânea de como cada uma das seções flui. Na exibição Estrutura de tópicos, você pode avaliar se o documento é gravado logicamente. Os recursos na visualização Estrutura de tópicos também permitem manipular o layout, rebaixando e promovendo os níveis de cabeçalho, além de reorganizar o documento.

Documentos mestre e sub documentos
Os manuscritos exigem uma ferramenta mais poderosa que o Word fornece com o recurso Mestre e SubDocumentos. Você usaria esse recurso para organizar grandes projetos, como um manuscrito de livro. Com essa ferramenta, você pode dividir o projeto grande em subdocumentos menores e mais gerenciáveis. O documento mestre vincula-se aos subdocumentos relacionados, de modo que, quando são feitas alterações no subdocumento, o documento mestre também é atualizado e vice-versa. Cada um dos subdocumentos está com hiperlink no documento mestre, permitindo iniciar um subdocumento a partir do documento mestre. Devido à ligação, você pode criar um índice, indexação, referência cruzada, cabeçalhos e rodapés para aplicar a todos os subdocumentos diretamente no documento mestre.

Figuras, gráficos e tabelas
Trabalhos acadêmicos costumam usar figuras, gráficos e tabelas para ilustrar os pontos que estão sendo feitos dentro do texto. Uma tabela de figuras, gráficos, tabelas etc. pode ser muito útil para seus leitores. Esse recurso criará automaticamente a tabela de maneira semelhante a um sumário. A chave para usar esse recurso é inserir legendas em cada figura, gráfico e tabela que você deseja incluir na tabela de referência. Existem várias opções de formato para a criação da tabela, incluindo a capacidade de mostrar números de páginas, o alinhamento dos números de páginas, exibir rótulos e números e líderes de guias.

Sumário (sumário)
O índice é mais útil nos guias de referência. Os leitores gostam de ter um sumário para ajudá-los a encontrar as informações no documento que são mais importantes para eles. Criar um sumário no Word é muito fácil, desde que você seja consistente na aplicação de estilos aos cabeçalhos e outras partes do documento que você deseja incluir no Sumário. Quando o documento contém vários níveis de títulos, o sumário deve ser limitado aos três primeiros níveis; caso contrário, pode se tornar muito complexo para ser útil. Geralmente, você estabeleceria o sumário em uma seção separada do seu documento no início do documento. Criar uma seção separada permite começar a numerar o conteúdo dos documentos na página 1 sem que as páginas do sumário complicem a numeração das páginas. Você pode combinar o sumário com indicadores ou hiperlinks para que os leitores possam pular a direção para o tópico desejado.

Indexação
A indexação de um documento de referência é muito útil. Sua inclusão em um documento ajuda os leitores a encontrar conceitos e tópicos específicos facilmente. Geralmente, ele está em uma seção na parte de trás do documento e fornece referência de página para as principais idéias contidas no documento. Esse recurso é fácil de usar, mas a tarefa difícil para o escritor é determinar quais são as palavras, tópicos ou conceitos apropriados para indexar. Um bom índice é bem pensado. Para usar esse recurso de maneira eficaz, cada palavra ou cabeçalho a ser contido no índice deve ser marcado no documento. Dependendo do tamanho do documento, este pode ser um exercício tedioso, mas vale a pena para os seus leitores.

Notas de rodapé e notas finais
Outra tarefa trabalhosa em um longo documento acadêmico ou de referência é o gerenciamento de notas de rodapé e notas de fim. Os recursos de notas de rodapé e notas de fim do Word facilitam a numeração e a formatação dessas referências críticas, mas você precisa listar corretamente os autores, o trabalho, o editor e as datas publicadas para cada referência. Cada nota de rodapé e nota final no seu documento deve ser marcada adequadamente. O Word, no entanto, tem a tarefa de inserir a nota de rodapé ou nota de fim na ordem e no local apropriados no documento.

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