Coloque seus arquivos em papel em forma para o ano seguinte

• Pode 17, 2024

Você sabia que fevereiro é o mês dos seus arquivos? Colocar os registros do ano passado em ordem - e estabelecer um sistema de arquivamento eficaz para o próximo ano - pode não deixar você com vontade de comemorar, mas pode oferecer uma dose pesada de calma e controle nos próximos meses. Veja como proceder para limpar, modelar e preparar seus arquivos em 2010.

Etapa 1: arquivar o passado recente
Até agora, você provavelmente já recebeu a maioria (se não todas) das contas e extratos de 2009 que receberá, por isso é um bom momento para mover os arquivos do ano passado para dar espaço aos colegas de 2010. Quaisquer arquivos necessários para fins fiscais ou legais podem ser transferidos para a caixa de um banqueiro, uma lixeira ou outro contêiner de armazenamento portátil, onde serão encurralados e coletados, mas fora do caminho. O material que você não precisa e não quer pode chegar ao triturador ou na lixeira.

(Curioso para quais arquivos manter e por quanto tempo mantê-los? Confira a visão geral do BankRate sobre o que manter e por que, além de solicitar orientações ao CPA ou ao advogado, pois seus requisitos podem variar dependendo de coisas como você administra uma empresa ou possuir uma casa.)

Essa limpeza anual se aplica aos registros financeiros (que se renovam a cada ano) e também aos arquivos pessoais, como boletins das crianças da escola, material de referência que você coletou ao longo do ano e correspondência. Escolha o que realmente vale a pena guardar e, disso, quanto pode ser arquivado e quanto realmente merece permanecer no seu sistema de arquivamento principal.

Etapa 2: Dê adeus ao passado distante
À medida que você move os registros de 2009 para um local fora do caminho, mas ainda acessível, dê uma olhada em qualquer coisa que você tenha guardado desde 2008 e antes. Limpe tudo o que puder ser executado com segurança com base nas diretrizes que você criou (o que significa que você provavelmente pode dizer sayonara para contas como telefone e contas de serviços públicos dos últimos anos, a menos que tenham impacto nos seus impostos) e consolide esses arquivos mais antigos o máximo possível. Mova esses arquivos para fora do seu escritório em casa e para um local onde você possa recuperá-los, se necessário, mas não precisará vê-los regularmente, como uma prateleira em um armário.

Etapa 3: Criar arquivos novos e de substituição
Em seguida, crie novas pastas de arquivos para as faturas e extratos que você recebe regularmente, como extratos bancários e faturas de cartão de crédito. (Se você mudou os registros do ano passado sem remover as pastas de arquivos, pode pular esta etapa.) Essa também é uma boa oportunidade para modificar, combinar ou excluir categorias e adicionar novas categorias conforme necessário. Dedicar um tempo para configurar, categorizar e rotular as pastas de arquivos agora tornará o arquivamento mais fácil (se ainda não exatamente emocionante) durante o resto do ano.

Etapa 4: adquira o hábito de arquivar
Com suas coisas antigas limpas e novos arquivos prontos, tudo o que resta é manter as coisas guardadas assim que terminar. É mais fácil falar do que fazer, eu sei, especialmente se você prefere arrancar os dentes do que arquivar papéis. Porém, como em qualquer tarefa, lidar com isso em pequenas doses pode torná-lo muito mais suportável e exigir muito menos tempo. Tente adicionar um minuto ou dois a mais para arquivar o tempo que você dedica ao pagamento de contas ou balancear seu talão de cheques - com um sistema viável, você não precisará de muito mais tempo do que isso para inserir informações no sistema de arquivamento quando estiver definido para funcionar sem problemas.

Independentemente de você comemorar oficialmente o mês de arquivar seus arquivos, demore algum tempo nas próximas semanas para colocar seus arquivos em forma. Pelo resto do ano, você ficará feliz por ter feito isso!

Instruções De Vídeo: → Formatação ABNT FÁCIL nas Regras ABNT 2018 / 2019 (Pode 2024).