Organização de e-mail - Classificação e remoção de ervas daninhas

• Pode 14, 2024

O e-mail nunca pode sobrecarregar seu espaço físico, como o correio, mas ainda assim pode causar estresse, frustração e dores de cabeça quando se acumula. Ao controlar o seu email, você pode ajudar a garantir que ele se torne a ferramenta que deveria ser - uma que o mantenha informado e informado - sem causar sobrecarga.

O primeiro passo para criar um sistema de organização funcional para o seu e-mail é, obviamente, eliminar as mensagens que você não deseja mais ou precisa. Aqui estão alguns critérios e indicadores para ajudar você a emagrecer sua caixa de entrada e a se livrar do lixo digital.

Onde começar
Muitas vezes, é mais fácil e eficaz começar classificando e removendo ervas daninhas de suas mensagens de email mais antigas, pois elas são as menos prováveis ​​de serem oportunas e relevantes, e muitas delas podem estar desatualizadas. Se você tem um grande estoque de emails, convém criar uma pasta geral de Backlog para armazenar as mensagens que você deseja classificar, para que não obstruam sua Caixa de Entrada e se tornem impressionantes.

Eu recomendo começar com 20 a 30 minutos de classificação, o que geralmente é suficiente para permitir que você faça algum progresso, mas não tanto que fique entediado ou desgastado. Se você ainda estiver inspirado, continue; caso contrário, faça uma pausa e volte por mais 20 minutos mais tarde.

Criando diretrizes
Como quando você remove outros tipos de coisas, é útil ter algumas diretrizes com antecedência sobre o que você está pronto para participar e o que gostaria de manter. Aqui estão alguns dos tipos de mensagens de email excluídas quando capinar:

• Mensagens que eu não queria receber em primeiro lugar (é claro, spam, mas também boletins nos quais não me inscrevi, encaminhamentos indesejados etc.)
  
• Mensagens com informações desatualizadas (sobre, digamos, eventos que já passaram)
  
• Mensagens informativas (como boletins) que eu já li e é improvável que leia novamente
  
• Mensagens informativas que não li com mais de 2 meses
  
• Mensagens que escaneei e não quero ou preciso fazer nada com
  
• Mensagens cujas informações estão disponíveis em outro lugar
  
• As versões anteriores das mensagens que se tornaram parte de threads mais longos (ou seja, se um cliente enviou uma mensagem à qual eu respondi e o cliente me respondeu, manterei apenas a mensagem mais recente - que possui todos os três bits de correspondência nele)
  

Excluir Away!
Com suas diretrizes em mãos, revise o conteúdo da sua Caixa de entrada com um dedo sobre a tecla Excluir do teclado, pronta para atacar. Como muitos emails tendem a demorar mais como lembretes do que você precisa fazer, tente fazer este exercício com a lista de tarefas ao lado; quando você se deparar com uma mensagem que você está mantendo apenas porque ela lembra algo de que você precisa cuidar, escreva essa tarefa na sua lista de tarefas e exclua a mensagem (ou, pelo menos, remova-a de sua caixa de entrada para uma pasta).

Conforme você classifica, tente não se envolver demais com o conteúdo das mensagens: se houver e-mails longos que você queira ler, por exemplo, percorra algumas linhas para ter certeza de que vale a pena salvar e mova-as para a Pasta Ler no seu programa de email. Também esteja alerta para as distrações, como clicar em um link em uma mensagem e, em seguida, se envolver em ferramentas on-line. Se necessário, configure uma pasta para Sites a Visitar e armazene todas as mensagens com informações sobre itens que você deseja conferir on-line.

Enquanto trabalha, pense na sua Caixa de entrada de e-mail como se fosse uma caixa de entrada física em sua mesa: idealmente, ela deve conter apenas as mensagens que você ainda não revisou ou nas quais está trabalhando ativamente. Limpar o que você não precisa mais e mover para as pastas o que você deseja manter como referência facilitará o controle do que é realmente ativo e atual para você.

No próximo artigo desta série, veremos maneiras de armazenar e organizar as mensagens de email que você optar por manter. Nesta semana, reserve um tempo para criar suas próprias diretrizes de classificação e remoção de ervas daninhas e depois usá-las para organizar a sua Caixa de entrada.

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