Uma maneira rápida de diminuir a confusão de e-mails

• Pode 2, 2024

Lembra quando o correio parecia divertido? Um porta-cartas na porta pode significar um cartão postal de um amigo, um cartão de aniversário especial, um pacote ou uma nova revista para ler. Aqueles eram os dias! Hoje, se você é como a maioria de nós, o que atinge sua caixa de correio inspira gemidos ou suspiros frustrados com muito mais frequência do que inspira gritos de alegria.

O correio tende a ser uma das maiores dores de cabeça que meus clientes reclamam. E não é de admirar: goste ou não, mais correspondências chegam quase todos os dias, e ficar por dentro delas exige tempo e esforço. Embora eu não tenha uma solução mágica para fazer desaparecer as mensagens (sem consequências negativas), eu tenho uma maneira de reduzir a quantidade de mensagens que você tem até o final da semana. Continue lendo para obter detalhes.

O trigo e o joio
Aqui está o que você precisa para este exercício: uma pilha de mensagens. Uma lixeira. Um triturador (ou uma pilha de trituração designada). Alguns clipes de papel. Talvez um abridor de cartas, se, como eu, você é propenso a cortes de papel. E cerca de 60 segundos.

Aqui está sua missão: reciclar ou destruir tudo da sua pilha de e-mails que você claramente não precisa. Você não precisa agir pelo correio (pagando contas, por exemplo, ou respondendo à correspondência). Você não precisa ler revistas ou boletins. Tudo o que você precisa fazer é se livrar do obviamente jogável.

Eis como funciona: comece com o que estiver no topo da pilha. Se for um envelope, abra-o. Faça uma varredura rápida, retire tudo o que você claramente não precisa, recicle / rasgue e reserve o que quiser ou precisar guardar. Por exemplo, se você abrir uma conta, retire todas as inserções e recicle-as. Se a fatura for paga on-line, recicle também o envelope de devolução. Devolva a nota ao envelope ou recicle esse envelope e use um clipe de papel para manter a nota. Coloque a nota em uma pilha e passe para a próxima correspondência.

Lembre-se de que seu principal objetivo não é cuidar de tudo o que você precisa fazer com seus e-mails imediatamente; é livrar-se do obviamente jogável. O que se encaixa nessa categoria?

• Inserções de faturas e extratos de conta bancária (como notícias de sua empresa de serviços públicos)
  
• Envelopes externos para contas (a menos que você os use para reter contas que aguardam pagamento)
  
• Circulares para lojas nas quais você não compra
  
• Solicitações de doação de organizações que você não está interessado em apoiar
  
• Cartão de crédito indesejado, refinanciamento de hipotecas e outras ofertas financeiras (certifique-se de destruí-las)
  
• Revistas, catálogos e boletins que você não tem intenção de ler
  

A eliminação dessas coisas leva muito pouco tempo e pode reduzir significativamente o volume de mensagens. (Alguns de meus clientes podem se livrar de 50% ou mais quando fazemos este exercício.)

Sim Sim. Eu sei.
Então, tudo bem: eu sei que quando o correio chega, ou quando você chega em casa à pilha de emails exibida, você já teve um dia inteiro. Pode haver um animal de estimação ou dois, uma criança ou dois, ou alguma combinação deles, clamando por sua atenção. Você pode ter uma refeição preparada no cérebro. Talvez você esteja tentando se livrar de um dia estressante de trabalho. Sei que há muitas razões pelas quais não é necessariamente fácil passar pelo correio do dia imediatamente.

Se você está realmente inundado no momento em que entra pela porta, não se preocupe em fazer a correspondência imediatamente. Em vez disso, concentre-se em fazer o que for necessário para manter você e sua família sãos. Mas faça um esforço conjunto para dedicar um minuto - e eu quero dizer literalmente 60 segundos - a fazer uma rápida correspondência antes de você acertar o feno. É como tomar um multivitamínico todos os dias: com certeza, há outra coisa a acrescentar à sua lista de tarefas, mas leva tão pouco tempo e a recompensa vale a pena. Até o final da semana, você terá uma pilha de correspondências muito mais gerenciável e, na verdade, trabalhar com ela será mais fácil.

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