Seu filho e educação especial: documentando sua jornada

• Pode 5, 2024

Copyright 2005 Susan M. Totman

Manter bons registros pode significar a diferença entre serviços e nenhum serviço no seu sistema escolar. Não posso enfatizar o quão importante é documentar toda e qualquer conversa que você tenha no nível da escola, para assistentes sociais, médicos ou enfermeiras etc. Você precisa documentar com quem falou, em que dia e hora, o conteúdo geral da conversa , qual foi o resultado da conversa ou reunião, estratégias de ação, quem é responsável por cada ação e qual é o resultado esperado de cada estratégia. Você precisa acompanhar o que seu filho diz sobre seus dias na escola - quando eles têm problemas e quando não, quando seus dias são bons ou ruins.

É do seu interesse comprar um pequeno gravador (cerca de US $ 50 a US $ 100) e gravar todas as reuniões que tiver. Eu recomendo gravador vs. gravador digital, se você puder encontrar um, pois isso permitirá que você guarde a fita original, mas os arquivos digitais podem ser baixados e arquivados em um disco, se é o que você escolhe comprar. Isso garante que todas as partes estejam protegidas e que você tenha documentação se todas as ações NÃO forem tomadas conforme exigido no Plano de Educação Individual (IEP) resultante. Na maioria dos estados, você tem o direito de gravar em fita de áudio (e não em fita de vídeo) todas as reuniões PET para um registro da reunião e o que foi acordado. Você deve ser franco quanto ao fato de estar gravando, se optar por fazê-lo. Não deve haver razão para as pessoas se oporem à gravação, a menos que tenham algo a esconder ou não pretendam seguir o plano conforme acordado. Se, por qualquer motivo, você não tiver permissão para gravar, faça anotações detalhadas da reunião e quem concordou com o que, além de registrar quem se opôs e por que eles se opuseram a sua gravação da reunião. Não espere que a ata da reunião sempre reflita com precisão o que foi discutido ou acordado. Infelizmente, eu não apenas tive que contestar o que foi relatado na ata com minhas próprias anotações ou fitas, mas também tive outros colegas e amigos que precisaram fazê-lo. Gravar as reuniões ou, no mínimo, escrever notas específicas com nomes, compromissos, datas e horários será um backup se você precisar realizar uma ação para obter do seu filho o que ele precisa.

Abaixo está uma lista de informações que você deve acompanhar especificamente. Minha recomendação é comprar um fichário, um furador de 3 furos, divisores e um grampeador para ajudar a manter suas informações e registros organizados. Também recomendo sempre ter um bloco de anotações e instrumentos de escrita quando for a uma reunião. As informações que você deve organizar em seu fichário são (no mínimo):

• Informações básicas da reunião (data, hora, local, pessoas presentes) - isso deve ser rastreado para TODAS as reuniões, não apenas para o PET. Muitas vezes me pediram para renunciar às reuniões do PET para reuniões informais, mas aprendi rapidamente que essa era a maneira da escola manter a discussão em sigilo; por isso, sempre chamo um PET se houver um problema agora.


• Cada tarefa em que as pessoas concordam (anote a pessoa, tarefa em que concordou)


• Resumo da reunião (após a reunião, escreva um resumo do que aconteceu e resultado)


• Registro de telefone - liste todas as pessoas com quem você fala, a data, hora, número de telefone para o qual você ligou e por quanto tempo você conversou


• Lista telefônica - mantenha uma lista de contatos, seu título e função, endereço, e-mail e número de telefone na frente do fichário, para acesso rápido quando você precisar encontrar alguém.


• Teste - mantenha cópias de todos os testes realizados em ordem cronológica


• Registro de consultas médicas - acompanhe todas as consultas médicas o mais cedo possível. Anote o médico, as informações de contato, a data e a hora da consulta, quais foram seus comentários e se o seu filho foi encaminhado para outro provedor


• Correspondência - acompanhe toda a correspondência, mesmo que pareça trivial. Avisos de reuniões, contatos disciplinares etc. devem ser mantidos.


• Anotações de conversas com seu filho sobre seus dias.

Se você mantiver registros muito bons, estará muito melhor preparado para lidar com as reuniões do PET e defender seu filho em geral. Você poderá produzir documentação quando solicitado ou quando precisar evidenciar conversas ou registros para provar um argumento ou solicitar serviços adicionais necessários ao seu filho.

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