Habilitando ambientes de fraude

• Abril 29, 2024

Ajude sua organização a evitar ser vítima de bandidos como Michelle. Contadores forenses são treinados para detectar, prevenir e investigar casos que ocorrem em organizações, semelhante ao da Brook and Leroy Inc.

Em 3 de novembro de 2008, Michelle foi condenada a 72 meses de prisão e foi condenada a pagar US $ 825.400 em restituição à Brook and Leroy Inc. e US $ 200.858 ao Internal Revenue Service (IRS) por fraude eletrônica e sonegação de impostos. Ela se declarou culpada em julho de 2008, admitindo que, como presidente da Brook e Leroy, ela se engajou em um esquema para fraudar a empresa, emitindo contracheques duplicados para si mesma por mais de quatro anos e emitindo cheques da empresa para si mesma, membros da família e outras pessoas. suas despesas pessoais. Ela também admitiu a sonegação de impostos com base em sua falha em relatar o dinheiro desviado como renda e em pagar impostos sobre o dinheiro. Este esquema não é incomum.

Hoje, mais do que nunca, as organizações enfrentam desafios em suas negociações com seus funcionários, fornecedores e clientes ... muito em jogo para ficar à toa. Contadores forenses e examinadores de fraudes têm o compromisso de ajudar as partes interessadas a proteger sua riqueza, o que, por sua vez, traz mais oportunidades de emprego, mais receita tributária, mais sustentabilidade a longo prazo. Todas as partes interessadas se beneficiam quando um conjunto sólido de controles internos é implementado e aplicado em toda a organização.

É imperativo que a equipe de gerenciamento identifique as áreas consistentes de alto risco em toda a organização, conformar uma equipe de exame de fraude, que deve implementar e monitorar as ações descritas em um plano de ação de fraude sólido que exponha indicadores que possam levar à fraude.

Reconhecer sinais de alerta e as circunstâncias que podem levar a um ambiente de "habilitação de fraude", detectando, prevenindo e implementando estratégias de baixo custo para deter a fraude e impedir que as organizações sejam vítimas de manipulações de funcionários confiáveis, compensa. Os esquemas fraudulentos podem passar despercebidos até que uma bandeira vermelha sinalize algo fora do comum e alguém dentro da organização siga adiante.

Os criminosos estão continuamente procurando pontos fracos nas práticas de prevenção e detecção de fraudes e detecção de fraudes. Um conselho de administração devidamente treinado e com conhecimento é uma vantagem para qualquer organização somente se estiver comprometido a exercer sua função de supervisão.

"Bandeira Vermelha" é um padrão, prática ou atividade específica que indica o possível risco de fraude. Outros chamam de indicadores de fraude ou sintomas de fraude.

Um ambiente colaborativo amplamente comprometido com estratégias de prevenção deve ter e documentar um processo que descreva claramente seu programa e políticas antifraude, incluindo como a organização identifica, mede e controla o risco operacional. A implementação de controles apropriados para responder efetivamente à evolução das ameaças de crimes financeiros que toda empresa enfrenta é uma excelente maneira de os contadores e, mais especificamente, os contadores forenses agregarem valor às suas organizações.

A Brook e a Leroy Inc. poderiam ter evitado sua perda identificando sinais de fraude na folha de pagamento. Alguns dos mais comuns são:

o Função de manutenção de registros não independente da função de contabilidade
o Falta de procedimentos formais para aumento de salários
o Mais de um funcionário com o mesmo endereço, sem justificativa
o Duplicação de números de previdência social
o Função de aprovação dos quadros de horários e processamento da folha de pagamento sem revisão adicional.

Os esquemas de fraude de folha de pagamento mais populares são os funcionários da Gosh, os sorteios de folha de pagamento no meio do mês não são deduzidos da folha de pagamento no final do mês, abusos de deduções, reembolsos de despesas dos funcionários, apenas para mencionar alguns.

A Declaração de normas de auditoria (SAS) 99 orienta os auditores no que diz respeito à detecção de fraudes materiais. O SAS 99 se concentra na avaliação de riscos e incentiva os auditores a exercer ceticismo profissional e se perguntar se alguém queria cometer uma fraude, como isso seria realizado?

O teste sem aviso prévio, juntamente com a segregação adequada de tarefas, são fortes dissuasores de fraude. Além disso, a revisão periódica dos números de previdência social, os endereços dos funcionários e um procedimento formal em que o departamento de recursos humanos aprova os aumentos dos salários e o notifica ao departamento de folha de pagamento. O departamento da folha de pagamento processa a folha de pagamento e o departamento financeiro reconcilia os extratos bancários. Além disso, uma reconciliação mensal dos valores retidos para garantir que eles foram relatados e pagos é um bom mecanismo que pode levar à descoberta de desvios desses fundos.

As organizações que não podem arcar com essa segregação de responsabilidades devem ter fatores atenuantes em vigor, como uma revisão externa e uma reconciliação bancária. Implementar medidas para impedir que um funcionário esteja em posição de roubar e ocultar. Michelle provou que isso era verdade.

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